WIKI - Aide à la création du fichier "Liste Nominative d'Infirmiers Salariés"

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Sommaire 

Introduction

Suite à différentes questions émises par les établissements de santé ou les rejets de fichiers, dû à des erreurs techniques dans les fichiers transmis, nous vous proposons cette petite aide, afin de vous aider à la création du fichier.

La procédure proposée, est la suivante :

    1. Télécharger le fichier exemple sur notre site : https://www.ordre-infirmiers.fr/listes-nominatives-des-etablissements/liste-infirmiers-employes.html
    2. Ouvrez ce fichier Excel et nous allons faire les actions suivantes :
      • Enregistrez le sous un autre nom, ainsi vous garderez le modèle
  • Supprimez les onglets suivants :
  • 1- Format
  • 3- Nom. Titre – Autorisation
  • Faites un clic droit sur l’onglet et choisissez l’option « Supprimer »
  • Il ne faut garder que l’onglet « 2-Modèle de liste »
  • Supprimer la ligne d’exemple
    • Cette ligne est à titre indicatif et ne doit pas être transmise
  • Convertissez les cellules de la page entière, au format texte. Cela évitera que vous perdiez les 0 devant le numéro de département ou numéro ADELI ou code postal etc.
    • Cliquez sur la case en haut à gauche de votre feuille Excel
    • ii.Faites un clic droit sur cette case et choisissez l’option « Format de Cellule »
    • Dans la fenêtre et l’onglet « Nombre », choisissez la catégorie « Texte » puis cliquez sur le bouton « OK »
    • Cette action va transformer toutes les cellules au format texte.
    1. IMPORTANT :
      1. Ne supprimez aucune colonne même si vous n’avez pas l’information
      2. Ne renommez pas les noms des colonnes
      3. Respectez l’ordre des colonnes du modèle
  • Saisissez vos infirmiers, en faisant attention aux éléments suivant :
  • Numéro de SIRET
  • Numéro de FINESS
  • Dénomination de votre structure
  • Nom de Naissance => juste le nom de naissance, même si une infirmière a un nom d’usage, car elle est mariée. Cette information sera demandée lors de son inscription
  • Prénom d’état Civil 1
  • Prénom d’état civil 2 => Si vous ne l’avez pas dans vos registres, ne vous inquiétez pas, nous demanderons ces informations lors de l’inscription
  • Prénom d’ état Civil 3 => idem que Prénom d’état civil 2
  • Date de Naissance => Respectez bien le format JJ/MM/AAAA ex : 15/09/1975
  • Pays de Naissance
  • Département de Naissance => Saisissez bien le zéro comme dans votre département 01, ce champ doit être sur 2 caractères.
  • Lieu de Naissance
  • N° ADELI => il commence par le numéro de département, donc faite bien attention au zéro également. Il en faut pas d’espace entre les chiffres. Vous pouvez tout coller tous les chiffres. Le numéro ADELI est composé de 9 caractères dont les deux premiers correspond au département. (ex : 014466779)
  • N° RPPS => Vous ne devriez pas en avoir beaucoup ou pas du tout. Ne vous inquiétez pas si vous ne pouvez pas le remplir.
  • Courriel => Il va nous servir afin de pouvoir communiquer avec l’infirmier et il va leur servir afin de pouvoir suivre leur dossier (lorsqu’ils seront inscrits) sur leur espace membre. https://espace-membres.ordre-infirmiers.fr/
  • ADRESSE (Ligne 4 de la norme postal = numéro de voie type de voie et nom de la voie avec un nombre de 38 caractère maximum)=> Nous respectons la norme de la poste https://www.laposte.fr/content/download/19571/661807/version/1/file/Passeport-de-la-bonne-adresse-octobre-2014.pdf 
  • Code Postal => attention à bien saisir le zéro si le code postal est comme le votre 01630
  • Localité
  • Complément Point de remise =>(Ligne 2 de la norme Postal = c’est l’équivalent du N° appartement, boite aux lettres, étage, couloir, vous pouvez consulter ce lien qui vous expliquer les lignes d’adresse - https://www.amabis.com/rediger-saisir-adresse-postale/ 
  • Complément Point Géo. => Ligne d’adresse 3 de la norme postal = entrée, tour, bâtiment, immeuble, résidence - exemple : Résidence Pierrard
  • LIEU-DIT => ou Boîte postale : exemple : AMAREINS
  • Titre de Formation => Dans le fichier modèle, vous avez la nomenclature dans l’onglet « 3- Nom. Titre -autorisation ». Nous voulons en priorité le diplôme d’infirmier « DIPLÔME D'ETAT FRANÇAIS D'INFIRMIER »
  • Code Titre ou Autorisation => Dans le fichier modèle, vous avez la nomenclature dans l’onglet « 3- Nom. Titre -autorisation ». Nous voulons en priorité le diplôme d’infirmier « DE09 »
  • Date d’obtention du diplôme=> Respectez bien le format JJ/MM/AAAA ex : 01/06/1999. Si vous ne la connaissez pas exactement, je vous conseille de la mettre au « 30/06/année d’obtention ». Nous redemanderons ces informations lors de l’inscription de votre infirmier.
  • Lieu d’obtention => Nous comprenons que vous ne l’avez pas sur la copie du diplôme ou dans votre référentiel. Nous redemanderons à l’infirmier (ère) lors de leur inscription. Si vous l’avez renseigné comme dans l’exemple « IFSI MACON ». Si vous n'avez pas le lieu d'obtention, ma remarque est la même que pour la date d’obtention. Nous vérifierons ces éléments lors de l’inscription. Je peux vous conseiller d’écrire le mot « IFSI », ainsi il n’y aura pas de rejet
  • Question qui revient régulièrement : Si vous avez tous les diplômes, vous pouvez nous le transmettre en répétant la ligne et en ne changeant que le code et le titre du diplôme avec la date et le lieux d’obtention.
  1. A l’issue de la constitution de cette liste, faites les étapes suivantes pour l’enregistrer au format CSV

Nous pouvons enregistrer cette liste au format CSV attendu :

 

Méthode EXCEL
    1. Dans Excel, choisissez d’enregistrer sous
    2. Si vous avez Excel 2013
      1. Sélectionnez le format du fichier dans la liste déroulante « CSV   (Délimité par des virgules) (*.csv) 
        • Cette option permet de respecter l'endocage de fichier demandé dans le décret.
        • Par contre, il faut vérifier que votre PC soit bien paramétré pour le délimiteur.
        • Dans notre cas, il faut du point-virgule
  • Si vous avez Excel 2016
  1. Sélectionnez le format du fichier dans la liste déroulante « CSV  UTF-8 (Délimité par des virgules) (*.csv)  
    • Cette option permet de respecter l'endocage de fichier demandé dans le décret.
    • Par contre, il faut vérifier que votre PC soit bien paramétré pour le délimiteur.
    • Dans notre cas, il faut du point-virgule
    • Vous trouverez dans la rubrique "Séparateur de Listes sous Windows", les informations utiles, afin de vérifier le paramétrage Windows concernant le  séparateur de listes.
  • Cliquez sur le bouton "enregistrer"

 

Votre fichier Excel est convertit au format csv. Vous allez trouver dans l’emplacement, où vous avez sauvegardé les deux  fichiers. Un au format xlsx (Excel) et l’autre au format csv. Les grandes icones sont légèrement différentes

Nous vous conseillons de le vérifier à l’aide du bloc-notes standard de Windows.

Pour cela, faites un clic droit sur le fichier et choisissez l’option « Ouvrir avec » puis « Bloc-notes »

Vous devez voir un fichier comme suit :

Nous vous demandons de bien vérifier que vous avez bien les bons formats des zones indiqués plus haut dans la procédure. (Exemple avec les zéro devant, les dates).

Mais également, nous vous demandons de bien vérifier le séparateur de colonne qui est le point-virgule (cf. rubrique Séparateur de Listes sous Windows")

Dernier point de contrôle, veillez à ne pas avoir de séparateur "Point-virgule" derrière la dernière colonne, en fin de ligne. Le système l'interprêtera comme une nouvelle colonne qui ne correspond pas au modèle, et il le rejettera. 

 

Nous espérons qu’avec ses indications, cela vous aidera à créer ce fichier attendu.

Nous restons à votre disposition pour tout complément d’informations.

 

 

 

 

Comment vérifier et paramétrer le séparateur de liste sous Windows

Le but de cette rubrique est de vous expliquer, comment forcer les outils windows, à prendre en compte le séparateur de liste "Le Point-Virgule".

Nous vous conseillons de vous référer à votre service informatique, pour vous aider dans la manipulation. En principe, votre Windows est déjà paramétré avec le séparateur "Point-virgule". et vous n'aurez pas à faire les actions décrites.

 

Si vous êtes sous Windows 10, la procédure est la suivante :

    1. Dans le menu de Windows, cliquez sur l'icône Windows 
    2. Cliquez sur le menu "Paramètre", (icône en forme de roue crantée)
      •  
    3. Dans la zone de recherche, saisissez le mot "Région" puis sélectionnez l'option "Paramètre de Région et de langue"
    4. Dans la partie droite de la fenêtre, cliquez sur l'option de menu "Paramètres de date, d'heure et régionaux supplméntaires"
    5. Cliquez sur le lien "Modifier les formats de date, d'heure ou de nombre"
    6. Dans la fenêtre "Région", cliquez sur le bouton "Paramètres supplémentaires..."
    7. Vérifiez si l'option "Séparateur de listes" est bien le "Point-Virgule", si ce n'est pas le cas, choisissez l'option adéquate, dans la liste déroulante
    8. Cliquez sur le bouton "OK" afin de valider votre choix de paramètre.
    9. Fermez toutes les fenêtres ouvertes précédemment.

 

Open Office

Si vous utilisez "Open Office", vous pouvez suivre les étapes suivantes après avoir saisi votre liste de salarié, en respectant le format demandé.

Les étapes sont les suivantes :

    1. Dans le menu "Fichier" choisissez "Enregistrer sous"
    2. Dans la fenêtre suivante, choisissez le type de document cible.
    3. Choisissez le type :"Texte CSV (.csv) [*.csv]"
    4. Dans cette même fenêtre, il faut cocher la case "Editer les paramètres du filtre"
    5. Cliquer sur le bouton "Enregistrer"
    6. Dans la fenêtre des paramètres d'export, sélectionnez les éléments suivants :
      1. Dans la liste déroulante "Jeu de caractères", vous devez choisir l'optino "Unicode (UTF-8)"
      2. Choisissez dans la liste déroulante "Séparateur de champ", le "point-virgule"
      3. Cliquez sur le bouton "Ok"
      4. OpenOffice vous avertit que votre fichier a bien été enregistré 
      5. Validation Export CSV

Nous vous conseillons de vérifier votre fichier via un éditeur de texte comme "Note Pad++", le format du fichier CSV et l'encodate du fichier en UTF-8

Notepad++ Vérification de l'encodage UTF-8

 

 

 

Bloc-Note de Windows

Si vous n'avez aucun éditeur de texte, vous pouvez utiliser le "Bloc-Note de Windows", vous pouvez suivre les étapes suivantes après avoir saisi votre liste de salarié, en respectant le format demandé.

Les étapes sont les suivantes :

  1. Ouvrez le fichier avec le "Bloc-Note de Windows"
  2. Vérifiez que votre fichier ne comporte pas :
    • des caractères étranges,
    • que le séparateur est bien le point-virgule et pas la virgule
    • qu'il n'y a pas de lignes vides en fin de fichier,
    • qu'il n'y a pas de point-virgule de trop à la fin de chaque ligne
    • le format des dates 
    • le format des numéros SIRET / FINESS/ ADELI 
    • autres points déjà décrits dans ce mode opératoire, etc. 
  3. Dans le menu "Fichier" choisissez "Enregistrer sous"
    • Enregistrer sous
  4. Choisisez l'encodage "UTF-8"
    • Choix Encodage UTF-8
  5. Cliquez sur le bouton "Enregistrer"

 

Autre Format pris en compte sur notre portail
Suite aux difficultés rencontrées par les établissements pour constituer leurs fichiers CSV au format UTF-8, nous avons développé un traitement permettant de déposer la liste nominative des infirmiers au format Excel (.XLSX)
 
Les seules contraintes sont  les suivantes :
  1. Le fichier EXCEL doit contenir une seule feuille ou onglet. 
    • Le nom de l'onglet importe peu, il faut juste qu'il soit unique :
  2. Dans cette feuille Excel, nous devons retrouver les entêtes de colonne du modèle, à la première ligne obligatoirement.
    • L'entete de colonne doit obligatoirement être sur la première ligne
  3. Il ne faut surtout pas supprimer de colonne ou en ajouter des nouvelles. Il faut respecter le format du modèle
  4. A l'issue de la saisie de votre liste d'infirmier, dans ce fichier Excel, vous pouvez "enregistrer-sous" au format Excel XLSX
    • Format du classeur EXCEL XLSX
  5. Avec ces dernières indications, vous n'avez plus besoin de créer, de convertir au format CSV (Séparateur point-virgule) avec l'encodage UTF-8

Nous espérons que cette simplification vous évitera les dificultés recensées.

 

 
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